Kalite yönetim ve akreditasyon sistemi
UNVPortal Quality: kanıtı oluştuğu anda toplar
Kalite çalışması birkaç kişinin dönem sonunda belge toplaması değildir. UNVPortal Quality'yi kurumun tamamı kullanır: akademik ve idari ayrımı olmadan her personel kendisine tanımlı görevi yerine getirir ve yaptığı işin kanıtını sisteme yükler. Karar, eylem ve kanıt ortaya çıktığı anda ilgili ölçüte bağlanır; rapor dönemi geldiğinde toplanacak yeni bir şey kalmaz.
Bu modül daha önce QualityOS adıyla anılıyordu.
Kimler kullanıyor
Kurumun tamamı. Akademik ve idari personel ayrımı yoktur: herkes kendisine tanımlı görevi yerine getirir ve yaptığı işin kanıtını sisteme yükler.
- Her personel: kendisine düşen görevi görür, süresi içinde yapar ve kanıtını yükler. Kalite çalışması birkaç kişinin dönem sonunda topladığı belge olmaktan çıkar, işin yapıldığı anda kaydedilen bir iz olur.
- Akademik personel: ders, program ve öğrenci çıktılarına bağlı görevler; ders izlencesi, ölçme değerlendirme kanıtı, iyileştirme notu.
- İdari personel: süreç adımları, hizmet standartları, memnuniyet ve destek süreçlerine ait kayıt ve kanıtlar.
- Birim kalite temsilcisi: biriminin görev durumunu izler, eksik kalan kanıtı görür, birim iç değerlendirme raporunu toplar.
- Komisyon üyesi: toplantı gündemi, karar kaydı ve karardan doğan eylemlerin takibi.
- Kalite koordinatörlüğü: ölçüt takibi, kanıt sağlığı, birim raporlarının kurum raporunda toplanması.
- Üst yönetim: açık eylemler, gecikmiş maddeler ve dönemler arası gösterge değişimi.
Görev atanmamış personel sisteme boş bir ekranla karşılaşmaz: kendi birimine düşen açık maddeleri ve kendisinden beklenen kanıtları görür.
Ne yapar
Görev ve kanıt
Ölçütten doğan iş, sorumlu personele görev olarak düşer. Kişi kendi ekranında ne yapması gerektiğini, süresini ve hangi kanıtın beklendiğini görür; işi yaptığında kanıtı oraya yükler. Kanıt yüklenmemiş görev kapanmaz ve birim raporunda eksik görünür.
Kurumun tamamı aynı ekranı kullandığı için kalite verisi tek bir birimin dönem sonu çabasına bağlı kalmaz: iş yapıldığı anda kaydedilir. Kimin hangi görevi ne zaman tamamladığı denetim kaydında durur.
Süreç ve komisyon yönetimi
Kurumun süreçleri sahibi, girdisi ve çıktısıyla tanımlanır. Komisyonlar üyeleri, görev tanımı ve toplantı takvimiyle kurulur; bir kişinin hangi komisyonlarda yer aldığı tek ekranda görünür.
Toplantı, karar ve eylem
Toplantı gündemi hazırlanır, karar tutanağa yazılır ve karardan doğan eylem sorumlusuyla, hedef tarihiyle birlikte açılır. Süresi geçen eylemler ayrı listede toplanır. Bir sonraki toplantının gündemi önceki toplantının açık eylemleriyle başlar.
Kanıt yönetimi
Kanıt, ölçüte bağlı bir kayıttır. Belge yüklenebilir ya da sistemde zaten duran bir kayda bağlantı verilir: komisyon kararı, cihaz kalibrasyon kaydı, program çıktısı ölçüm sonucu. Aynı belgenin farklı klasörlerde çoğalması böylece durur.
PUKÖ döngüsü
Her eylem planla, uygula, kontrol et ve önlem al aşamalarından geçer. Kontrol aşamasında ölçüm sonucu girilmemiş eylem kapanmaz; dönem raporunda açık görünür. İyileştirmenin işe yarayıp yaramadığı böylece kayıt altına alınır.
İç değerlendirme raporları
Rapor şablonu ölçüt başlıklarıyla kurulur. Her başlığa bağlı kanıtlar ve göstergeler sistemden gelir, metin alanları birim tarafından doldurulur. Birim raporları kurum raporunda toplanır; hangi birimin hangi başlığı boş bıraktığı listelenir.
Rapor dönemi neden sıkışıyor
| Alışılmış akış | UNVPortal Quality |
|---|---|
| Kararlar toplantı tutanaklarında, tutanaklar farklı klasörlerde | Karar kaydı ölçüte bağlı, arama tek yerden |
| Eylemin yapılıp yapılmadığı sözlü olarak öğreniliyor | Eylem sorumlusu ve durumu kayıtta |
| Kanıt belgeleri rapor haftasında toplanıyor | Kanıt oluştuğu anda ölçüte bağlanıyor |
| Aynı belge birden çok birimde ayrı ayrı duruyor | Tek kayda birden çok ölçütten bağlantı |
| İyileştirmenin sonucu ölçülmüyor | PUKÖ kontrol aşaması olmadan eylem kapanmıyor |
Diğer modüllerle birlikte
Quality tek başına kurulabilir. Labs ile birlikte kurulduğunda cihaz bakım ve kalibrasyon kayıtları kanıt olarak doğrudan bağlanır. Exams ile birlikte kurulduğunda program çıktısı ölçüm sonuçları rapor göstergesi olarak sistemden gelir, elle hesaplanmaz.
Kurulum ve erişim
Tarayıcı üzerinden çalışır. Yetkiler birim ve komisyon bazında verilir; birim temsilcisi yalnız kendi biriminin kayıtlarını, kalite koordinatörlüğü tamamını görür. Kurum bulut kurulumunu ya da kendi sunucusunu tercih edebilir.
Not: Bu bir kalite yönetimi yazılımıdır. Herhangi bir kurum ya da kuruluş adına akreditasyon, denetim veya belgelendirme yetkisi taşımaz; kurumun kendi süreçlerini yürütmesine ve raporlamasına destek olur.
Sık sorulanlar
Kendi ölçüt setimizi tanımlayabilir miyiz?
Evet. Ölçüt başlıkları ve rapor şablonu kurum tarafından tanımlanıyor; hazır bir sete sabitlenmiş değil. Farklı program akreditasyonları için ayrı şablonlar kurulabiliyor.
Var olan kanıt arşivimizi aktarabilir miyiz?
Belgeler toplu olarak yükleniyor. Ölçüt eşlemesi birlikte belirlenir; hangi klasörün hangi başlığa gideceği kurulum sırasında tanımlanır.
Kaç birim tanımlanabilir?
Birim ağacında sayı sınırı yok. Fakülte, bölüm, enstitü, merkez ve idari birimler aynı ağaçta tanımlanıyor.
Rapor Word ya da PDF olarak alınabiliyor mu?
Rapor sistemde derleniyor ve dışa aktarılıyor. Kurumun istediği başlık düzeni şablonda tanımlanıyor.
Fiyat nedir?
Kurumsal lisans; kullanıcı sayısı ve seçilen modüllere göre teklif ile belirleniyor. Teklif ve canlı sunum için [email protected] adresine iletebilirsiniz.
Kurulum ve lisanslama
Kurumunuzun adı, birim sayısı ve rapor takvimi bilgisiyle tarafımıza ulaşmanız yeterlidir; talebiniz canlı sunum için takvim önerisiyle yanıtlanır.
In English
UNVPortal Quality is a quality management system for higher education institutions. It defines processes and committees, records meetings, decisions and the actions arising from them, and keeps evidence as records linked to criteria rather than as files scattered across folders. Every action passes through a plan, do, check and act cycle and cannot close until a measurement is entered. Unit and institutional self-assessment reports are assembled from that same data. Previously referred to as QualityOS. For pricing or a live demo, write to [email protected].